En esta sección aclaramos y ayudamos a nuestros usuarios a resolver algunos incidentes relacionados con la gestión de documentos pesados para ser firmados dentro de Intellisign.

Consideramos un documento pesado, a cualquier documento PDF que exceda el peso de 10 MB al finalizar un proceso de firmas dentro de Intellisign. Para conocer los límites de peso por documento de las diferentes versiones de Intellisign, puede visitar ésta página: Sobre el peso de archivos PDF en Intellisign.

Intellisign no tiene límites en la cantidad de hojas que pueda tener un documento a ser firmado. En varios planes tampoco tiene límites en la cantidad de firmas y firmantes que puedan participar de la firma de un documento.

Glosario y términos de esta incidencia:

• Peso Original: Es el peso de un documento PDF, calculado en KB o MB que No contiene ninguna firma electrónica/cualificada generada con Intellisign.
• Peso Final: Es el peso de un documento PDF calculado en KB o MB que contiene al menos una firma electrónica/cualificada  generada con Intellisign.
• Peso Permitido: Es el peso de un documento PDF enMB que está permitido en su cuenta, de acuerdo al plan contratado.

¿Cómo calculo cuánto pesará mi documento después de las firmas?

Supongamos que deba enviar para firmas un documento de 5MB (Peso Original) con 100 páginas y deban firmar 4 personas en todas las páginas, cada persona tiene 125 Kbs de metadatos por la información de su perfil más el peso de la imagen de su rúbrica.

Cálculo: 100 páginas x 500 Kbs (Peso de 4 firmantes) = 50,000 Kbs/1024 MB = 48.82 MB (peso total de firmas en todas las 100 páginas) + 5 MB (Peso Original del documento PDF) = 53.82 MB (Peso Final del documento PDF).

El documento original pesaba 5MB y el documento firmado por 4 personas, cada una en las 100 páginas resultó en 53.82 MB. El peso incrementó en 10 veces su peso.

Solución recomendada

Los errores con el manejo de archivos pesados en Intellisign ocurren cuando suben o envían documentos que pueden estar dentro de los límites permitidos de su cuenta, pero que al añadirse firmas puede incrementar, superando el límite permitido.

Otro error frecuente es cuando se configura que TODAS las hojas del documento deban ser firmadas (deba aparecer la rúbrica del firmante) por todos los firmantes involucrados. Esto hace que se multiplique el peso exponencialmente del documento.

El método que sugerimos realizar con este tipo de archivos es el siguiente:

1. Cargue o suba normalmente el documento en su cuenta Intellisign.
2. Configure que un usuario firmante, solo firme una o pocas hojas de todo el documento y No todas las hojas.
3. En la opción “Añadir Firmante”, luego en el campo “¿Cómo deseas firmar?”, en lugar de indicar TODO, indicar sólo la página donde podría aparecer la rúbrica o imagen del firmante o algunas pocas páginas.

Para el caso de uso de Firmas Digitales/Cualificadas

Les recordamos que en las firmas digitales/cualificadas, sólo será necesario una sola aparición de su rúbrica para proteger, asegurar y firmar todo el documento. Técnicamente no es necesario que la rúbrica/imagen del firmante aparezca en todas las hojas para que la firma digital sea considerada válida, aún en documentos con varias páginas.

Aunque entendemos que el paradigma más usado en la era del papel, es que la imagen de la rúbrica aparezca en todas las hojas, en el caso de las firmas digitales/cualificadas son válidas con una sola aparición de la imagen de su rúbrica. Sugerimos seguir el procedimiento anterior como la mejor solución. También podría contactar con su ejecutivo de cuentas para hacer un upgrade a su actual plan de Intellisign.