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¿Mi trabajador debe firmar digitalmente su boleta de pago? o la pregunta alternativa sería ¿Quiénes deben firmar digitalmente una boleta de pago peruana? Son preguntas bastante recurrentes en este periodo de emergencia donde el uso del papel, común en la emisión de las boletas de pagos de trabajadores, se ha vuelto una preocupación, ya que podría ser un transmisor de contagios. Vamos hacer un análisis y aplicabilidad técnica de la firma digital en las boletas de pago: Basado en el Decreto Legislativo Nº 1310, publicado el pasado 30 de diciembre de 2016, en su Artículo 3.- Simplificación para la emisión, remisión y conservación de documentos en materia laboral, analizamos lo siguiente: 3.1. Este decreto legislativo reconoce y autoriza a la firma digital como el medio de firma electrónica legalmente aceptada para reemplazar a la firma ológrafa y en consecuencia el papel. Un primer gran paso hacia la digitalización de las boletas de pago. Para cumplir cabalmente con la firma digital legal, se requiere contar en primer lugar con un certificado digital emitido por una entidad certificadora (EC) reconocida y acreditada en Indecopi y también con un software de firma digital reconocido dentro del marco legal de la firma digital conocido como IOFE. Esta disposición también brinda la alternativa de usar Microformas, pero ésto requeriría en el común de los casos contar con (a) la digitalización de un documento original de papel y (b) que un Fedatario Electrónico firme digitalmente las boletas o el acta de la digitalización. En este caso no sería necesario ya que un Gerente, apoderado o jefe de área podría hacerlo con su propio certificado digital. La disposición 3.2 es interesante ya que aquí refiere expresamente el reemplazo de la boleta física por la digital o electrónica y además se resuelven dudas del tipo ¿Es necesario que mi trabajador firme digitalmente o de otra forma física el acuse de recibido de su boleta?. La respuesta es, No. Sin embargo la ley indica claramente que para liberarse de papel en este proceso, se deben cumplir requisitos como lo del pago a través de un banco regulado por la SBS y proveer de tecnología accesible al trabajador (intranets, gestores documentales, ERP, etc) para que éste pueda disponer de su boleta de pago en cualquier momento. 3.3. Esta directiva también responde a la interrogante sobre si SUNAFIL como Autoridad Administrativa de Trabajo dependiente del MTPE puede o debe recibir los documentos laborales firmados digitalmente como las boletas de pagos, indicando incluso que la presentación de éstos documentos firmados digitalmente son a elección de su empresa y no de SUNAFIL; institución que ya tiene experiencia verificando la autenticidad e integridad de documentos electrónicos firmados digitalmente como las boletas de pagos electrónicas. 3.4. Creo que no tenemos dudas sobre esta disposición y vale aclarar que la conservación de los documentos electrónicos en materia laboral como boletas de pagos, liquidaciones y similares solo deben realizarse hasta cinco años después de realizado el pago, luego de ello por el momento no existe obligación de conservarlos; sin embargo con el avance de la adopción de tecnologías y servidores cloud, conservar este tipo de documentos más años es más fácil y económica que antes. Esta disposición invita además a las instancias judiciales y arbitrales a tomar en consideración el plazo máximo de cinco años para sus correspondientes actuaciones. 3.5. Sin mayores comentarios. Espero haberlos ayudado y como siempre, este espacio está abierto para aclarar dudas, expresar ideas y sobre todo compartir conocimientos. Saludos.