Uso de Casillas Electrónicas en Perú

Hola, me gustaría compartir con ustedes información importante sobre la implementación de Casillas Electrónicas en Perú.

La implementación de notificaciones electrónicas a través de las conocidas casillas electrónicas se han popularizado, difundido y promovido exitosamente desde el sector público. Existen instituciones que incluso tienen sus propias regulaciones de uso y brindan este servicio al sector privado y personas naturales usuarias para hacer más eficientes sus comunicaciones, manteniendo su legalidad.

El uso de casillas electrónicas agiliza y hace más eficiente el uso de nuestros tiempos, tanto en la gestión del mismo trámite así como del desplazamiento al que estábamos acostumbrados a realizar cada vez que hacíamos un trámite en una mesa de partes física y por supuesto son procesos cero papel.

Sin más preámbulo, presento los principales casos de uso de la casilla electrónica en Perú.

• PRODUCE: Dispone obligatoriedad de Casillas Electrónicas para actos administrativos (DS N° 007-2020)
• OSITRAN: Reglamento para el uso de la Mesa de Partes Virtual y Casilla Electrónica (N° 0024-2020-CD-OSITRAN)
• SUNAFIL notificará obligatoriamente vía casilla electrónica sanciones o cobranzas coactivas (DS N° 003-2020)
• MTC y ATU implementarán Casillas Electrónicas para la notificación de papeletas e infracciones de tránsito (DL N°1406)
• MINJUS: Se Implementa el Expediente Judicial Electrónico a través de casillas electrónicas (Nº 192-2019-CE-PJ)
• SUNEDU: Disposiciones para el uso de la casilla electrónica por la Superintendencia Nacional de Educación (N° 092-2019-SUNEDU)
• JNE: Aplicación obligatoria del Reglamento sobre la Casilla Electrónica del Jurado Nacional de Elecciones (Resolución Nº 0138-2018-JNE)
• SERVIR: Implementación de SICE el Sistema de Notificación y Casilla Electrónica de la Institución (Nº 085-2017-SERVIR)
• MEF: Aprueban el Procedimiento para la Notificación Electrónica de los Actos Administrativos (RM N° 442-2017-EF/40)
• INDECOPI: Directiva que regula la notificación electrónica en los procedimientos administrativos (Nº 032-2016-INDECOPI)

Casillas Electrónicas para el Sector Privado
Importante destacar que aunque sea el sector público quien haya iniciado y promueva el uso de esta tecnología en Perú; es el sector privado el llamado a masificarla y hacerla extensiva a sus clientes, empleados y proveedores.

¿Y por qué no usar el correo electrónico como casilla electrónica?
Es una pregunta recurrente y lógica pero debo indicar que pocos proveedores de correos electrónicos permiten abierta trazabilidad sobre las comunicaciones, esta función es casi siempre de supervisión exclusiva de los administradores de éstas plataformas y no de los remitentes comunes. Los servicios de correo electrónico cuentan con poca eficiencia para ésta tarea y solo te permiten marcar o ver si un correo fue leído, pero no cuándo ni dónde se realizaron las aperturas o lecturas; tampoco permiten realizar firmas digitales o electrónicas, algo necesario para una correcta gestión de notificación o acuerdos. La naturaleza tecnológica del correo electrónico fue hecha para estar abierta a recibir mensajes de cualquier destinatario, siendo el SPAM y Mensajes Phishing, dañinos actores que pueden hacer peligrar la integridad de las comunicaciones reales en una notificación electrónica.  La tecnología de casilla electrónica sin embargo permite:

• Mejor trazabilidad y registros del mensaje o documentos. 
• Delegación de documentos a través de workflows orientado a negocios.
• Posibilidad de firmar digital o electrónicamente la transacción o el documento.
• Agiliza y hace eficiente las notificaciones uno a uno, o uno a varios en las organizaciones.
• Permite autenticidad en las comunicaciones, debido a la previa identificación de sus remitentes y usuarios.
• Evita el SPAM y Mensajes Phishing.

¿Es legal implementar casillas electrónicas en mi empresa? ¿Existe alguna ley?
Es plenamente legal. Los acuerdos entre privados están regulados por el Código Civil, el cual, en sus artículos 141 (Manifestación de Voluntad), 141-A (Formalidad) y 143 (Libertad de Forma) promueven el uso de medios electrónicos o análogos para llevar a caso éstas actividades. Si existe consentimiento de todas las partes involucradas, la utilización de una casilla electrónica para notificaciones empresariales, es finalmente un acuerdo privado plenamente legal aceptado por el Código Civil.

¿Cómo implemento un sistema de casilla electrónica en mi empresa?
Si desea saber cómo implementar un sistema de Casilla Electrónica en su empresa, desde la cual pueda notificar legalmente a sus empleados, clientes o proveedores, contácteme vía Whastsapp que con gusto resolveré sus consultas o a través de esta comunidad.

Es verdad que los actuales sistemas de correos, al menos los más comerciales solo sirven para ingresar y recibir mensajes y no serían eficientes para notificaciones electrónicas más profesionales. Existe algún sistema de casilla electrónica comercial en Perú?

Hola así es, varios servicios de correos electrónicos corporativos no tienen funcionalidades importantes para llevar a cabo notificaciones electrónicas propias de una casilla o firmar digitalmente de manera nativa. Actualmente GRAMD, nuestra empresa provee servicios de casilla electrónica en Perú y otros países. Puedes ver la presentación en video desde aquí: