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Sirven, entre otras cosas, para aumentar la seguridad, reducir los costos operativos y mejorar la productividad de los empleados. Estamos experimentando una nueva era digital desencadenada por una adaptación forzada que inició con la pandemia. Hoy, más de un año después, muchas organizaciones están aprovechando las ventajas que este nuevo enfoque digital les trajo frente a los procesos manuales y tradicionales. Para muchas compañías, un cambio simple a lo digital llegó con el uso de firmas electrónicas, las cuales les han ahorrado tiempo y dinero, facilitando procesos que antes se realizaban con firmas autógrafas presenciales. Las firmas electrónicas no son una tecnología nueva, y la gran mayoría de países ya cuenta con leyes que rigen su legalidad y validez dependiendo de la aplicación para la que se usen. Esto ofrece a muchas organizaciones, particularmente a las que están en el sector de los servicios financieros, la confianza y seguridad asociadas con las firmas autógrafas presenciales. A pesar de esto, muchas compañías en la industria desconocen los beneficios de las firmas electrónicas más allá de su uso durante la pandemia, y se preguntan si son o no rentables, si les ofrecen la seguridad necesaria, y si se están utilizando correctamente. A continuación, presentamos cinco razones por las que la incorporación de firmas electrónicas en los planes de transformación digital es algo fundamental: 1. Mayor seguridad: las firmas electrónicas ofrecen un método seguro para obtener firmas legalmente válidas que además demuestran quién firmó, en qué orden, y cuándo y dónde se firmó un documento, todo mediante el uso de marcas de tiempo y recopilación de las direcciones IP. La posibilidad de incorporar factores de autenticación avanzada permite asegurarse que solo las personas correctas puedan acceder a la sesión de firma de los documentos. Además, los documentos firmados están protegidos con tecnología de cifrado digital para garantizar la integridad de los mismos y de las huellas de auditoría que deja el proceso. 2. Una experiencia de cliente mejorada: mejorar la experiencia del cliente ofreciendo un proceso de enrolamiento y apertura de productos completamente digital es clave para mantener una ventaja competitiva en todo el sector de servicios financieros. Las firmas electrónicas reducen las tasas de abandono durante los procesos de apertura de cuentas, ya que eliminan la necesidad de pasar por un proceso de verificación y firma en la sucursal. Además, la opción de añadir asistencia humana a un proceso de firma electrónica con la ayuda de la función de videoconferencia asegura que los trámites complejos puedan ser completados en una sola sesión con la ayuda de un asesor. Los clientes de hoy esperan que las compañías con las que interactúan les ofrezcan servicios digitales convenientes y eficientes. 3. Un aumento de la productividad de los empleados: las firmas electrónicas permiten a los empleados trabajar de manera más eficiente y recibir información sobre cómo van progresando las firmas de los documentos sin requerir la presencia física del cliente o del colega para recibir una firma. Las firmas electrónicas ahorran tiempo que los empleados pueden usar para enfocarse en las relaciones con los clientes o en otras tareas críticas para el negocio, en lugar de tener que corregir errores, reescribir documentos o dedicar tiempo a procesos manuales como el registro de documentos. 4. Menos gastos operativos: dado que las firmas electrónicas se procesan completamente en línea, no es necesario firmar o transportar documentos en papel de forma manual. Por eso, ahorran a las compañías dinero en papel y suministros de correo, y también ahorran tiempo al personal, ya que ya no es necesario tramitar los documentos a mano. 5. Cumplimiento normativo: con la creciente adopción de las firmas electrónicas, las leyes de todo el mundo se están actualizando. En muchos países, las firmas y registros electrónicos ahora se tratan como cualquier otro tipo de datos electrónicos y son tan admisibles como si fueran registros en papel. La Ley 527/1999 fue la primera en Colombia que abordó las firmas electrónicas y estableció que tienen el mismo efecto legal que las firmas de tinta, dado que capturan la intención electrónicamente y crean acuerdos legalmente vinculantes y ejecutables. Otras leyes y decretos aprobados desde entonces regulan el uso y los requisitos de validez de las firmas electrónicas y digitales, como el Decreto 2364/2012, el Decreto 333/2014, el Decreto 1413/2017 y el Decreto 620/2020. En cualquier caso, los datos de creación de la firma deben corresponder exclusivamente al firmante, y cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos debe ser detectada después de la firma. Las organizaciones han cambiado la forma en que atienden a sus clientes e interactúan con sus empleados, y las firmas electrónicas son un habilitador del futuro de los negocios digitales en todo el mundo. Las firmas electrónicas proporcionan una sensación de transparencia, eficiencia y seguridad que los métodos de firma tradicionales no pueden ofrecer. Al aumentar la seguridad, reducir los costos operativos, mejorar la productividad de los empleados, mejorar la experiencia del cliente y ayudar a las compañías a cumplir con las normativas aplicables de forma continua, las firmas electrónicas ofrecen muchos beneficios. Las organizaciones que aprovechen esta tecnología habrán dado un paso más en su trayectoria de transformación digital y serán relevantes, tanto ahora como en el futuro. CAMILO MÉNDEZ - Director de Transformación Digital en OneSpan Artículo original: https://www.portafolio.co/innovacion/forma-electronica-por-que-es-necesario-su-uso-557710

En Colombia, como ocurre en otros países del mundo, se ha ido incentivando y masificando el uso de firmas electrónicas y firmas digitales para la suscripción de documentos de carácter público y privado. El Gobierno Nacional ha avanzado en un amplio marco jurídico, incluidas las normas más recientes que son la Ley 2069 de 2020 que propende por incentivar el emprendimiento en el paíos, y el Decreto 1789 de 2021 que regula el uso de este tipo de firmas. En nuestro país existen tres tipos de firmas a la hora de suscribir documentos electrónicos: la firma electrónica simple, la firma electrónica certificada y la firma digital. Las dos últimas son expedidas por Entidades de Certificación Digital y su proceso de generación y funcionamiento es acreditado y auditado por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC). Mientras que la firma electrónica simple puede ser emitida por cualquier empresa distinta a las Entidades de Certificación Digital. LAS DIFERENCIAS ENTRE LAS TRES FIRMAS: DE LA MENOS A LA MÁS SEGURA FIRMA ELECTRÓNICA SIMPLE Es cualquier medio que permita identificar a una persona y asociarla a un documento como firmante. Las más comunes son las contraseñas. ¿Quién la emite? Cualquier empresa con capacidad tecnológica. ¿En qué casos se usa? Es una de las firmas más cotidianas. Se usa en correos electrónicos (usuario y contraseña) o aplicaciones móviles (pines o patrones). Dar clic para aceptar los términos y condiciones de páginas web también es un tipo de firma electrónica simple. FIRMA ELECTRÓNICA CERTIFICADA En principio es igual que la anterior, pero su gran diferencia es que el ONAC audita el esquema de generación y funcionamiento de este tipo de firma. ¿Quién la emite? Entidades de Certificación Digital acreditadas por el ONAC. ¿En qué casos se usa? En documentos más relevantes jurídicamente. Muchas empresas privadas y públicas la utilizan para la suscripción de contratos o comunicaciones oficiales. FIRMA DIGITAL Es un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos o documento electrónico, garantizando la plena identidad del firmante con apoyo de la criptografía. ¿Quién la emite? Entidades de Certificación Digital acreditadas por el ONAC. ¿En qué casos se usa? En documentos de alto valor jurídico. Ejemplos: facturas electrónicas, actos administrativos de diversas entidades y contratos, entre otros. Suele suceder que al consultar en internet sobre las clases de firmas, las personas se encuentren nombres distintos. Esto, debido a que cada país tiene sus propias denominaciones. En Europa, a través del reglamento eIDAS (electronic identification and trust services), también existen tres: la firma electrónica simple, la firma electrónica avanzada (certificada) y la firma electrónica cualificada (digital). ¿QUÉ FIRMA USAR SEGÚN EL NIVEL DE SEGURIDAD QUE REQUIERA EL DOCUMENTO? El tipo de firma dependerá del grado de confianza requerido para el proceso en el que se van a implementar las firmas electrónicas. Es decir, del nivel de seguridad que debe tener un documento de acuerdo con su trascendencia jurídica. Por ejemplo, el documento que firma el director de una entidad pública deseando felices fiestas a sus empleados no tiene la misma relevancia legal que la firma de un contrato por la incorporación de un nuevo trabajador. Por lo anterior, existen cuatro niveles o grados de confianza: bajo, medio, alto y muy alto. Dependiendo del grado de confianza, se escoge la firma a utilizar: Grado bajo: firma electrónica simple. Grado medio: firma electrónica simple de doble factor y firma electrónica certificada brindada, esta última, por Entidades de Certificación Digital. Grado alto: firma digital emititda únicamente por Entidades de Certificación Digital. Grado muy alto: mecanismos dispuestos por la Registraduría (Cédula de Ciudadanía Digital más biometría facial con detección de vida). En conclusión, cuando un colombiano vaya a suscribir un documento electrónico, debe saber la diferencia entre los tres tipos de firma reseñadas anteriormente. La escogencia del tipo de firma se basa en un análisis técnico-jurídico previo, asociado a determinar el grado de confianza o el nivel de seguridad requerido. Se debe tener especial cuidado con el grado de confianza alto, utilizado para suscribir documentos de gran relevancia jurídica como actos administrativos de carácter general o particular, sentencias, contratos, títulos valores, entre otros. En estos casos, la recomendación es siempre hacer uso de firmas digitales. Héctor José García Director académico Observatorio de Gobierno y TIC de la Universidad Javeriana. Presidente de Camerfirma Colombia Artículo original: https://www.portafolio.co/negocios/empresas/firma-digital-firma-electronica-certificada-y-firma-electronica-simple-cual-debo-usar-y-en-que-casos-560577